Trasloco dell’ufficio: come organizzarlo in poche mosse

Quando si deve cambiare la sede dell’ufficio, può essere davvero stancante e complicato organizzare il trasloco, soprattutto se si ha poco tempo e tantissimi impegni. Per aiutarvi a organizzare il trasloco del vostro ufficio, abbiamo deciso di fornirvi qualche suggerimento utile, così da velocizzare questa noiosa e faticosa incombenza.

Suddividere i compiti

Prima di iniziare il trasloco dell’ufficio è necessario pianificare nel dettaglio il trasferimento, assegnando a ognuno dei compiti, in questo modo non sarà soltanto unna persona a occuparsi della fase organizzativa, ma si potrà contare su un lavoro di gruppo. Tutti i collaboratori dell’ufficio dovranno occuparsi personalmente di trasferire i propri oggetti personali in alcune scatole contrassegnate con il proprio nome, liberando così la postazione di lavoro in pochi minuti. Gli addetti all’archiviazione dei documenti, dovranno catalogare e archiviare in appositi contenitori tutto il materiale cartaceo, per trasferirlo completamente nel nuovo ufficio.

Eliminare il superfluo

Il trasloco in un nuovo ufficio può essere l’occasione giusta per eliminare tutto il materiale e gli oggetti superflui, che non vengono utilizzati da diverso tempo. Per facilitare l’eliminazione degli oggetti superflui, è opportuno svuotare tutte le scrivanie e gli armadi e scegliere insieme cosa portare nella nuova sede. Durante un trasloco si possono buttare i documenti già archiviati o digitalizzati, le attrezzature e i dispositivi elettronici ormai obsoleti e gli arredi rovinati o che non servono più. Per il ritiro del materiale da buttare è sempre opportuno rivolgersi a una ditta specializzata in smaltimento rifiuti, soprattutto se vi sono toner esausti, monitor, apparecchi elettronici, ecc.

Contattare una ditta di traslochi

Per velocizzare il trasloco dell’ufficio ed essere sicuri di portare tutto il necessario presso la nuova sede è sempre consigliabile affidarsi alla professionalità e competenza di una ditta di traslochi, che si occuperà del trasporto dei mobili più ingombranti e vi fornirà anche supporto per imballare gli oggetti più fragili. Se si sta pensando di traslocare a Roma, https://www.traslocareroma.com, una città dove sono presenti diverse zone a traffico limitato, la ditta di traslochi si occuperà di ottenere i permessi e sceglierà gli orari più consoni per l’immediato trasferimento dell’ufficio. Nel caso in cui la nuova sede dell’ufficio non è ancora pronta, si può anche richiedere alla ditta specializzata il deposito dei mobili presso dei locali custoditi.

Impacchettare tutto

Per velocizzare le operazioni di trasloco ed essere subito operativi presso la nuova sede è opportuno impacchettare tutti i documenti, le attrezzature e gli altri oggetti in diverse scatole. L’organizzazione in scatole è molto funzionale e pratica e potete usare diversi tipi di classificazione:

  • suddivisione per colore;
  • per etichetta;
  • per contenuto;
  • per ordine d’importanza.

La suddivisione per etichetta è sempre consigliabile se all’interno dell’ufficio vi sono molti documenti archiviati e non è possibile digitalizzarli o se si hanno cartelle differenti per i vari clienti.

Staccare le utenze e contattare i clienti

Prima di trasferirvi nella nuova sede dell’ufficio è opportuno chiudere tutte le utenze, contattando i diversi operatori, così da non dover sostenere altre spese. Nel caso in cui le utenze dell’ufficio sono addebitate sul conto corrente, bisognerà contattare la banca per revocare i pagamenti in automatico.

La comunicazione della chiusura delle utenze deve essere fatta in anticipo, perché vi sono dei tempi tecnici di alcune settimane. Se nella nuova sede sono già attive le utenze, dovrete soltanto procedere con la voltura dei contratti e se necessario attivare gli abbonamenti di telefonia fissa o internet. Per completare il trasloco dell’ufficio, non bisogna dimenticare di avvertire tutti i clienti, i fornitori e gli altri professionisti esterni tramite mail, messaggio o chiamata telefonica del nuovo indirizzo. Sulla porta dell’ufficio e sullo sportello della cassetta della posta, vi suggeriamo di scrivere il nuovo indirizzo dell’ufficio, così da evitare qualsiasi tipo di disguido

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